私の名前で送る返信に「石井さんに確認してから」と書いてあった
お客様への返信を、AIに下書きしてもらっています。
私は中身を確かめて、送るだけです。
ある日、下書きを読んでいて、思わず手が止まりました。
「この件は、石井さんに確認してから改めてご連絡いたします。」
私の名前で、私が送る返信です。
それなのに、私が自分のことを「石井さんに確認して」と書いている。
お客様から見れば、「あなたが石井さんでしょう？」という文章です。
同じ間違いが、これで5回目だった
一度なら、たまたまと思えます。
でも調べてもらうと、同じ形の間違いが、それまでに4回ありました。今回で5回目です。
※回数は2026年9月時点の自社の記録です
原因は、AIへの頼み方にありました。
「石井さんの代わりに返信案を作って」と頼んでいたので、
AIは「自分は石井さんの代理人」だと受け取っていたのです。
代理人の立場で書けば、「石井さんに確認します」は自然な一文になります。
注意をやめて、立場を最初に渡した
5回目で、注意するのはやめました。
代わりに、2つのことをしています。
1. 書いているのは私本人だと、最初から伝える
下書きを頼むときの決まりに、「本文を書いているのは社長本人。自分の名前を第三者のように書かない」を入れました。
確信が持てないことは、「こちらで確認して、改めてご連絡しますね」と一人称で書く。
2. 送る前に、機械で見つけて止める
それでもすり抜けたときのために、下書きの本文に私の名前が第三者として出てきたら、
送る前に機械的に見つけて止める仕組みを入れました。
私へのメモは、本文の外に
AIが私に確認したいことがあるときは、本文の中に書かせず、
本文の外に「※要確認：〜」という行で書いてもらうようにしました。
お客様に届くのは本文だけ。
私へのメモは、私だけが見る場所に分かれます。
人の会社で言えば、秘書の代筆
社長の手紙を秘書が代筆するとき、「社長に確認しておきます」とは書きません。
社長の名前で出る手紙は、社長の言葉で書かれている必要があるからです。
AIに代筆を頼むなら、「あなたは私として書く」と最初に渡しておく。
小さな一文の違いですが、お客様の信頼に直接かかわる部分でした。
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