「返信が来たら教えてください」とAIに言われて、違和感があった。拾う仕組みまで作って完了にする
AIに、お客様へのご案内メールを送ってもらったときのことです。
報告は、こう締めくくられていました。
「送信しました。返信が来たら教えてください。」
読んだ瞬間、少し引っかかりました。
返信が来たかどうかを見張るのは、私の仕事なのだろうか。
「教えてください」は、仕事を社長に返している
AIに仕事を任せたのは、私の手を空けるためです。
それなのに、最後の「見張り」だけが私に戻ってきている。
しかも、私は受信箱をずっと見ているわけではありません。
返信が来ても、気づくのは半日後かもしれない。
その間、お客様は待たされることになります。
そこで、AIにこう伝えました。
「教えてください、ではなく、拾ってほしい。」
送ったら、拾う仕組みまでがセット
この日から、決まりを1つ足しました。
外に向けて何かをしたら、その反応を拾う仕組みまで作って、初めて完了とする。
- メールを送ったら、返信を自動で見つける見張りをつける
- 返信が来たら、中身を読んで、自分で対処できるものは対処する
- 対処できたら、結果だけを報告する
- 自分では決められないものだけ、私に相談する
報告の締めに「〜があれば教えてください」「ご連絡ください」と書くことも、やめてもらいました。
見張りは、新しく作る前に「相乗り」
拾う仕組みは、毎回ゼロから作るわけではありません。
順番を決めています。
- もともと常に動いている見張り役に、見る対象を足す
- 似たことをしている見張りがあれば、そこに相乗りする
- どちらも無いときだけ、新しく作る
見張りを増やしすぎると、それ自体が重くなるからです。
最初に実際に動かしたのは、受信箱の見張りでした。
15分ごとに受信箱を確かめて、ご案内への返信が来ていたら、
困っている内容をAIが読み、直せるものはその場で直して、結果だけを報告してくれます。
人の会社で言えば、「投げっぱなしにしない」
仕事のできる人は、メールを送ったら「いつまでに返事がなければ、こちらから確認する」まで決めています。
返事を待つのも、仕事のうちだからです。
AIにも、同じことを求めました。
送って終わりではなく、返ってくるところまでが仕事。
「教えてください」という一言が、報告から消えました。
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