決めたことをチームに伝えるとき、AIに「なぜ」まで書かせている
方針を変えたとき、社内のチャットでメンバーに知らせるのは、AIの仕事にしています。
私が決めたことを、AIが文章にまとめて流す。
最初は、こんな形でした。
「〇〇の件、今月からこの方法に切り替えます。」
結論だけ。短くて分かりやすい。
そう思っていました。
結論だけでは、現場は動けない
しばらくして気づいたのは、メンバーがその知らせを読んでも、動きが変わっていないことでした。
考えてみれば当然です。
なぜ変えるのかが分からなければ、迷ったときに元のやり方に戻ってしまう。
例外が起きたときに、どちらに倒せばいいかも分からない。
2026年9月、「判断を伝えるときは、なぜそうしたのかまで説明してほしい」とAIに伝えました。
伝える順番を6つに決めた
AIには、次の順番で書いてもらっています。
- 結論：何を決めたか。いつからか
- 事実：判断の元になった数字や、現場で起きていること
- なぜこの案か：うちの強みと、どうつながるのか
- 捨てた案と、その理由：ほかに何を考えて、なぜやめたのか
- メンバーに変わること：明日から、手順や受け持ちがどう変わるか
- 次の期日：いつまでに何をするか
いちばん効いたのは、4つ目の「捨てた案」でした。
「こういう方法もあるのでは？」という疑問に、先回りして答えておける。
同じ質問が何度も来ることが減りました。
毎日の報告には付けない
ただし、この6つを全部の連絡に付けるわけではありません。
毎日の日報や、自動で流れる報告には付けない。
付けるのは、判断や方針を変えたときだけです。
全部に理由を付けると、今度は長すぎて読まれなくなります。
「なぜ」が必要な連絡だけ、丁寧に書く。
AIだからこそ、手を抜かずに書ける
正直に言うと、人間の私がこの6つを毎回書くのは大変です。
忙しいと、つい結論だけで済ませてしまう。
AIは、型を渡しておけば、毎回同じ丁寧さで書いてくれます。
私は中身を確かめて、送ってよいかを決めるだけ。
決めたことを、なぜまで含めて伝える。
チームを動かすのは結論ではなく、納得だと、あらためて思いました。
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