同じことを3回頼んだら、4回目は頼まない。AI社員の仕事を「型」にする決まり

AI社員に仕事を頼むとき、いちばん無駄だったのは「同じ説明を何度もすること」でした。

毎回、同じ背景を話して、同じ注意を足す。
それでも出来上がりは、毎回少しずつ違います。
説明する私の言葉が、毎回少しずつ違うからです。

頼み方が毎回ブレていた

最初のうちは、困るたびに口で直していました。

「その書き方はやめて」
「この順番でやって」
「前にも言ったけど、ここは確認して」

直るのは、その1回だけです。
次に同じ仕事を頼むと、また同じところでつまずきます。
AIが覚えていないのではなく、覚える場所を用意していなかったのが原因でした。

3回起きたら、型にする

そこで決まりを1つ作りました。

同じことが3回起きたら、注意で済ませずに「型」にする。

• 1回目：黙って記録だけしておく
• 2回目：「これは2回目です」とAIが知らせる
• 3回目：作業を止めずに、その場で型をつくって終える

3回目に「型にしてもいいですか？」と聞いてくるのも、やめさせました。
型づくりはあとから戻せるので、聞かずに進めていい仕事です。

数えるのは4種類

「3回」を数える対象は、仕事の種類によって4つに分けています。

たとえば、同じ書き方を3回直したら、それは「好み」ではなく「決まり」です。
同じ手順を3回くり返したら、それは「作業」ではなく「手順書」にすべきものです。

型にしたのに、また起きたら

型は、つくって終わりではありません。
型にしたあとで同じことがまた起きたら、それは型そのものが間違っている合図だと考えています。

その場合は、型を直します。
注意を足すのではなく、型のほうを書き換える。
古い記録は90日で区切って、数え直します。

人の会社で言えば「マニュアルの書き足し」

人の会社でも、同じ質問を新人さんに3回されたら、マニュアルに1行足すと思います。
4回目からは、マニュアルを見てもらえばいい。

AI社員も同じです。
違うのは、AIは書き足されたマニュアルを毎回必ず読んでから仕事を始めることです。
人間よりも、型が効きやすい相手だと感じています。

同じことを3回頼んでいたら、それは頼み方を変える合図です。
4回目は、頼まずに済む形にしておきましょう。